はろー！yokochanです！
最近の新人は電話を取るのが苦手という話をよく聞きますが、メールもあまり送り慣れてないという人多いんじゃないでしょうか？
メールの書き方というと、敬語の使い方や言葉遣い、メール特有の言い回しなどをイメージする人が多いでしょうし、実際の研修でもそういうことを言われている印象です。
でも、実際の現場ではそんなことどうでもよくて（ちょっとは大事）それ以外に大事なことがもっとあると僕は思っています。
今回は僕がこれまで仕事をしてきた中で、ここを意識しておけばメールのやりとりがうまい人になれるよ！というポイントを7つ紹介します。
言葉遣いやメール特有の言い回しには一切触れないので、そういったことを知りたい方は他を探してみてください。
1. できる限り即レスする
即レス……要は早めに返事をしようということです。当たり前ですが、返事は早ければ早いほうがいいです。
でも相手に気を遣って少し間を空けて……などと考えているあなた！そんなことは最初に考えることではありません。
基本的にはすぐに返しましょう。すぐ返せないときは社内の人に聞くなり自分で調べるなりしてすぐ返せる状態にしましょう。
これができるだけでメールのやり取りがうまい人になるための50%くらい占めてると思います。
まずは即レス。これだけは覚えておきましょう。
そもそもメールのやり取りなんてものは仕事をするうえでは邪魔でしかないので、さっさと済ませて別の仕事をするのができる社会人です。
2. メールを音読する
メールを書き終えたらすぐに送信ボタンを押すのではなく、全体を音読しましょう。
黙読ではだめです。音読してください。
もちろん会社で大声で自分のメールを読み上げ始めたら、労務担当にカウンセリング面談を入れられてしまうかもしれないので、他人にギリギリ聞こえないくらいの音量で行いましょう。
音読することで、誤字脱字や日本語の間違いに気付くことができます。
読みにくい時は大概、日本語の使い方がおかしいです。
あとは「〇〇を添付しました」と書いたにもかかわらず資料を添付していないというのはあるあるですが、これも読みながら確認すれば気付きやすくなるでしょう。
ここで重要なことは自分は絶対にどこかで間違っていると思いこみながら音読することです。
どうせ合ってるやろ～って思いながら読んでも何の意味もありません。
自分の3歳の息子が代わりに仕事のメールを打ったと思って確認するくらいの気持ちで読みましょう。
3. 専門用語を極力使わない
新人あるあるなのは「最近知った難しい言葉を使いたがる」です。
知ったばかりの難しい言葉や専門用語を多用すると高確率で間違っています。
間違って使っていると恥ずかしいというだけではなく、「こいつもしかしたらそんなに仕事できないのかも」と思われてしまい、自分の価値を下げることにもなります。
逆に、難しい言葉をメールで使っていても価値が上がることはあまりありません。
さらに、自分の使い方は正しくても相手の認識が違って話が噛み合わなくなる可能性もあります。
加えて、メインでやり取りしている相手は理解していても、CCに入っている人で専門性が高くない人がいて理解できないなんて場合もあります。
そういった人に限って会議の時に、事前メールでのやりとりと同じ内容を聞いてきます。
それを防ぐためにも、難しい言葉や専門用語は極力避ける方がいいでしょう。
できるだけ専門用語ではなく、簡単な言葉に言い換えて理解しやすい言葉で文章を作りましょう。
メールがうまい人はこの言い換えがうまいと思います。
4. 1つのメールでは1つの話題しか話さない
これもよくやりがちかもしれませんが、「別件ですが、～～」のように話を広げてメールのタイトルとは違う内容の話がそのまま返信でつながっていくやつです。
話題が変わるならメールを分ける、ということを意識しましょう。
メールを分ける理由として、1つのメールで複数の話題を話すと
- しばらくしてから探すとき、遡るのが大変になって見つけられない
- 内容の確認漏れが起こりやすくなる
- 何について話しているのか誤解が生じやすくなる
などが挙げられます。
もし相手が「別件でこことここを確認したくて～～」などと抜かしてきたときは、思い切ってメールをぶった切って新規で1トピックずつメールを作成しましょう。
まあこれについては、どこまでを1つの話題とするかが難しいところもあるので、そのあたりは上司などに相談しましょう。
上記で挙げた理由が起こりそうなのであればメールを分けるというのが1つの基準になると思います。
5. やりとりが少なくて済むように工夫する
このあたりから少し難しくなります。
何回もメールの往復をしていると時間もかかるし、返信するために仕事の手が止まるのは効率が良くないです。
例えば会議を設置するとき、
「会議を設置したいのですが、いかがでしょうか。～～」
とだけ送るのではなく、
「会議を設置します。○月△日□時からでいかがでしょうか。～～」
のように日程を提示しながら提案をするとやりとりは少なくできます。
あとは相手から「これってこういう内容ですか？」と聞かれるのは、メールの内容が良くない証拠です。
質問が出そうなところはあらかじめ先に説明を記載する、わかりにくいところはわかりやすく書き換えるなどしてメールの内容を工夫しましょう。
6. 相手に何をしてほしいか明確にする
これもなかなか意識しないとできないことですね。
例えば、
「〇〇を作成しました。よろしくお願いします。」
だけだと確認だけでOKなのかフィードバックをするのかこれを他の誰かに見せたほうがいいのかわかりません。
できれば「いつ」「誰が」「何を」したらよいかを書くようにしましょう。
なので、
「来週の月曜までに本部の方にこちらの資料を確認していただき、フィードバックをいただけないでしょうか。」
のような書き方にすると受け取った側も行動しやすくなります。
7. 相手と雰囲気を合わせる
これはちょっと感覚寄りの話です。
例えば相手が「！」や「？」を多用してくる人だとします。
一般的には「！」や「？」はあまりメールで使うべきではないかもしれませんが、相手が使ってくるならこちらも使っていいでしょう。むしろ使うべきかもしれません。
ビジネスマナーなんてものはお互いが仕事を気持ちよく進めるためのものなので、マナーを守ることがすべてだとは思わないというのが個人的な意見です。
相手がカジュアルな雰囲気でメールしているのに返事で堅苦しい雰囲気だと、少し心の距離を感じる気がします。
逆にマナーに厳しい相手には、きちんとマナー違反にならないように心がけることが大切です。
メールもコミュニケーションなので、お互い気分良くできるように意識しましょう。
まとめ
上記の内容はメールの話として書きましたが、チャットやその他のコミュニケーションツールでも同じだと思います。
特に初めの2つの「即レス」「内容の音読」は大事だと思っています。
あとは自分の書いたメールを自分自身が受け取る立場だったらどう感じるか、を考えることでメールがうまくなるでしょう。
- メールがなかなか返ってこなかったら早く返せよって思いませんか？
- 日本語が間違っていたり読みにくかったりしたらそれだけでその人と仕事するのが嫌になりませんか？
- 要点がまとめられていて何をすればいいかわかりやすいメールだとありがたいと感じませんか？
- こっちはカジュアルに送ったのに堅苦しいメールが返ってきたら少し距離を感じませんか？
少しの工夫で変えられるので、みなさまメールを送るときはこの内容を思い出してみてくださいまし。
