【総務のお仕事】オフィスに加湿器が来た後にしたこと

以前に、オフィスに加湿器が来た時の話を書かせていただきました。

今回はそのあとの導入で行ったことです。

と言っても、こちらから色々したというエピソードが本件には少ないので、どうぞ気軽に読んでもらえればと思います。

全体の流れ

加湿器の設置場所を確定
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加湿器を1台試運転
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加湿器の説明書をもとに社内にマニュアルを作成
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全社会議やslackで告知
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加湿器を全設置
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設置場所の対象になっている人に都度説明

これに関しては購入時に大まかに決めていた「席の真ん中らへんに置こう」ということを、名指しで確定させたという感じです。

加湿器が届きました。この時は12月の下旬です。合計6台あるうちの1台のみ起動し、総務のデスクで試運転を行いました。理由は、正式な告知をする前ということと、告知する際に使い方を伝授できるように使い方マニュアルを書く必要があるからです。

当社の社内マニュアルは、最近ourlyという社内報ツールを使用して作っています。

社員なら全員見れるそのオンライン上にマニュアルを新たに書いていくのも、現在の総務業務の一環です。
基本的には説明書の使い方ベースで、さらに試運転の時に自分たちが感じた困りそうなことも書き加えながら独自のマニュアルを書いていきます。

ここにきてようやく社員全体に案内を出します。
今回は年をまたいでの取り組みだったため、slackでは2週間くらい前に予告をし、設置2、3日前に全社会議で改めて連絡しました。
2段階に分けることで周知を徹底することと、連絡の唐突さを減らして社員の困惑を避ける狙いもあります。

告知が済んだら残りの加湿器5台も設置していきます。置く際に、置き場所の人には改めて個別でお知らせをしています。

上の話と同じタイミングでの話ですが、オフィスに対象者がいればその場で軽く説明、いない場合はslackにて連絡を入れています。この説明の際に分からない部分があれば回答をすることはもちろんのこと、ほかの人も操作できるようにマニュアルも更新していきます。

以上の流れで導入を行いました。
気軽な文章ではございましたがいかがでしたか？新たな設備導入を検討している人の参考になれば幸いです。