働き方

1年目のときやった仕事の進め方~会議までにやること編

始めに

自分の仕事の進め方を共有します。

分析官としてデータ確認したり整形したりダッシュボード作ったりする作業担当の場合のとき、こうやって暮らしていました。

最初やっていて感じたのは、毎日周囲に「離すな、私のこの手を」と言い続けないと終わるな、という危機感です。

分析官の仕事はプロジェクトやデータによって全然違うものになります。

困っていることや、やろうと思っていることを共有しないでいるとプロジェクトメンバーは2週間もすれば私が何を考えているか分からなくなります。そうなると、私の作業をあまり表立って気にしてくれなくなります。会議直前の進捗確認で進んでねえじゃねーか、あ~この作業ちがうよ、といわれて最悪になります。

上記の事態を避けるために、毎度の会議までに適切な共有とアクションをして自分が助けを求めるハードルを下げる・技術を教えてもらえる頻度を上げるプロジェクトメンバーに気軽に気にしてもらえるようにしようと思ってやったことが以下3点です。あととにかく怒られたくなかった。お客さんにも社内の人にも。そして怒られるなら社内がいい。

やってと言われたことは全部書く、全部やる

飲食バイト時にメチャクチャ怒られるやつミス1位はオーダーを厨房に通してなかったとき、頼まれたのと違うものを提供した時です。グラスを割るとかのミスは全力大声の「大変失礼しました」で割れた音をかき消すことでキャンセルできるので選出外とさせていただきます。

なので、会議中のプロジェクトメンバーやお客さんに○○します、~~したい、などと言っていることを全部書きとめておき、タスク化します。

最初は何も分からなかったので、次の会議までにこれをやります、というのもメンバーに確認していました。たまにやらんでいいタスクもあった。

バイト時に怒られるやつ2位は注文したのに来るのが遅いときですが、これは遅いなと思ったら厨房に何分くらいでできるかを聞いて、お客さんに待てるか確認すれば怒られないです。

なので、書きとめておいたことを定期的に見返して、次の会議に間に合わなそうだったり、前回会議から動いていないタスクをメンバーに確認します。そうするとこれは間に合うようにしてくれとか、これはお客さんに確認しないと動かないやつだとか教えてくれるので、そのようにします。

 

ゴールや求められるものが分からなかったら分かるまで聞く

タスク化した時や、作業をやっているときに、これは何がどうなったらOKで、何のためにやっているのかが言語化できないとき、私はとても怖いので分かるまで聞きます。どこ向かってるか分からないのにゴールいけるわけない。高確率で最初からやり直しになると思います。今までそんなことならなかったぜ、という人は一緒に馬券を買いましょう。

また、ダッシュボードの修正について何を目指して修正を言われているのか分からないときも、メチャクチャ怖いので分かるまで聞きます。わからなさ過ぎて、これを作りなさいとダッシュボードの全体像を図解してもらったこともあります。その日はさすがに悲しかったので、R指定の使えない奴らを聴いて帰りました。

次の会議までに3回プロジェクトメンバーと打ち合わせする

1回目は、会議が終わった直後かその日に次の会議で何をするかを確認します。次何するんすか?と聞くと分かってなさそうな感じが出るので、次回はABCですか?という聞き方をします。そうすると、CDEです。と返されたりするのでなるほどね……と思います。

2回目は、会議の2~3日前くらいに会議資料と、ダッシュボード作る時はこの日までに一旦完成させて見せます。フィードバックをもらって定例までに直します。前日にメンバーから、できた?全然できてないやないかい!となる怒られをここで消します。

3回目は会議前日。会議が午後にあるなら午前中までに確認すればセーフという気持ち。修正した資料やダッシュボードを見せて、自分が話すことを確認します。会議内容はお客さんと話して決めないといけないこと、決めることはないが共有しないといけないことの2つに分けて確認してました。決めないといけないことの漏れや、こちらで決めておくことの漏れを防ぐためです。

ここで、前言ったことと違うことしてるね……?となってしまうこともありますが、1日~半日あるので巻き返してください。困りごとをまわりの人に泣きつくなどすると助けてくれます。皆さまありがとうございます。

 

タスクのかきとめと確認、内部打ち合わせを繰り返していると先を見通すための技能「優先度付け」とか「スケジュール作成」の話がそのうち出てくる、もしくは分かってくる感じでした。

C.T
8時間睡眠